Google Workspace พื้นที่จัดเก็บข้อมูล ที่ทำงานร่วมกับทีมได้อย่างลงตัว

หลังการระบาดของเชื้อโควิด-19 พฤติกรรมการใช้ชีวิตของหลาย ๆ คนก็เปลี่ยนแปลงไป ไม่ว่าจะเป็นความระมัดระวังในการใช้ชีวิต รวมถึงรูปแบบในการทำงาน ที่หลาย ๆ บริษัทยังคงมีนโยบายในการ Work From Home ซึ่งมีข้อดีที่มีความยืดหยุ่นในการทำงาน ไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทาง แต่หลาย ๆ บริษัทประสบกับปัญหาความยุ่งยากในการคุยงาน หรือการส่งข้อมูล แต่ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ง่าย ๆ โดยการนำเทคโนโลยี Workspace มาปรับใช้ ถือเป็นรูปแบบบที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น บทความนี้จะชวนทุกคนไปรู้จักกับ Google Workspace ที่ช่วยให้คนในทีมทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว แม้จะอยู่กันคนละที่ก็ตาม

Google Workspace คืออะไร

Google Workspace คือ ชุดแอปพลิเคชันที่พัฒนาขึ้นโดย Google ซึ่งมีหน้าที่หลัก ๆ ในการใช้เพื่อบริหารจัดการองค์กร ไม่ว่าจะเป็นแอปพลิเคชันในการคุยงาน แอปพลิเคชันสำหรับจัดเก็บข้อมูล และแอปพลิเคชันที่ช่วยในการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ซึ่ง Workspace นั้นช่วยให้สามารถทำงาน แชร์ข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้จะอยู่กันคนละที่ก็สามารถเข้าถึง และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แอปพลิเคชันหลักของ Workspace ที่เหมาะกับองค์กร

Google Workspace เป็นแอปพลิเคชันที่ออกแบบมา เพื่อใช้สำหรับการบริหารจัดการข้อมูล และช่วยให้สมาชิกทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งทาง Google นั้นออกแบบแอปพลิเคชันมามากมายเพื่อรองรับการทำงานที่หลากหลาย สำหรับแอปพลิเคชันที่ได้รับความนิยม และมีการใช้งานมากที่สุดในองค์กร มีดังนี้

• Gmail เป็นบริการอีเมล เพื่อใช้สำหรับการติดต่อสื่อสาร การส่งเอกสาร และข้อมูลต่าง ๆ

• Google Drive เป็นพื้นที่ที่ใช้สำหรับการจัดเจ็บข้อมูล ซึ่งสามารถแยกเป็นไฟล์ได้อย่างเป็น. ระเบียบ อีกทั้งยังสามารถแชร์ข้อมูลให้คนในองค์กร และคนนอกองค์กรอีกด้วย

• Google Meet เป็นแอปพลิเคชันที่ออกแบบมา เพื่อใช้สำหรับการประชุม ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็สามารถร่วมประชุม และทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมได้ อีกทั้งยังออกแบบให้มีวิดีโอคุณภาพสูง และการตัดเสียงรบกวน

• Google Chat เป็นแอปพลิเคชันที่ใช้สำหรับการพูดคุยเพียงสั้น ๆ หรือการส่งข้อมูลให้กันอย่างสะดวก และสามารถตอบโต้กลับได้ในทันที

• Google Calendar เป็นปฏิทินออนไลน์ ที่สามารถแชร์ข้อมูลให้คนอื่น ๆ ได้ ช่วยให้วางแผนการทำงานได้ง่าย

• Google Docs เป็นแอปพลิเคชัน Workspace ที่ใช้ในการสร้างเอกสาร

• Google Sheets ทำหน้าที่ในการสร้างชีตข้อมูล แชร์ข้อมูลตัวเลขกับคนในทีมได้อย่างเรียลไทม์

• Google slides ใช้สำหรับการทำสไลด์นำเสนองาน

Google Workspace อำนวยความสะดวกให้กับองค์กรได้อย่างไรบ้าง

Google Workspace เป็นชุดแอปพลิเคชันที่กูเกิลออกแบบมาเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้ทำงานร่วมกับคนในทีมอย่างลงตัว แล้ว Workspace ยังช่วยอำนวยความสะดวกในด้านอื่น ๆ อีก ดังนี้

จัดเก็บข้อมูลได้เป็นระเบียบ

รักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ดี

ในปัจจุบันมีสิ่งที่เรียกว่าการโจมตีทางไซเบอร์ (Cyber Attack) ซึ่งเป็นการแฮกข้อมูล เพื่อให้ข้อมูลเกิดความเสียหาย หรือนำข้อมูลมาเรียกค่าไถ่ ซึ่งหากข้อมูลเกิดหลุดไปได้อาจทำให้บริษัทเกิดความเสียหาย การใช้ชุดแอปพลิเคชัน Workspace ของ Google สามารถช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลหลุดได้ ช่วยให้ข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทนั้นมีความปลอดภัย ซึ่งทำให้สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องกังวล เพราะ Google จะคอยช่วยตรวจสอบการทำงานของอีเมล รวมถึงมีการแจ้งเตือนเสมอ เมื่อมีคนพยายามเข้ารหัสอีเมล นอกจากนี้ยังมีมาตรฐานด้านความปลอดภัยในการใช้งานและความเป็นส่วนตัวอีกด้วย

ใช้งานร่วมกันได้แบบ Real Time

วิธีใช้งานหลัก ๆ ของ Workspace เป็นการออกแบบมาเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว แม้จะอยู่กันคนละที่ก็ตาม อีกทั้งสมาชิกทุกคนในทีมยังสามารถทำงานพร้อมกันได้แบบ Realtime ซึ่งสามารถช่วยกันระดมสมอง เพื่อช่วยให้งานออกมาสมบูรณ์แบบและช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น

สรุป

Workspace เป็นแอปพลิเคชันที่ออกแบบมาเพื่อช่วยรองรับการทำงาน ซึ่ง Google Workspace นั้นสามารถแบ่งการทำงานได้หลัก ๆ 3 ประเภท คือ แอปพลิเคชันในการคุยงาน แอปพลิเคชันสำหรับจัดเก็บข้อมูล และแอปพลิเคชันที่ช่วยในการจัดทำเอกสาร ซึ่งมีส่วนช่วยให้มีการจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบมากขึ้น อีกทั้งยังมีความปลอดภัยในการใช้งาน รวมถึงสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกคนอื่น ๆ ได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็ก ขนาดกลาง หรือขนาดใหญ่ ก็สามารถนำ Google Workspace มาใช้ทำงาน เพื่อช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรียกได้ว่าเป็นแอปพลิเคชัที่ช่วยให้ทำงานได้มีความสะดวกสบายมากขึ้น สำหรับใครที่กำลังมองหาบริการ Google Workspace ที่ Loxley Orbit มีแพ็กเกจให้เลือกได้ตามความต้องการ ที่มาพร้อมกับทีมวิศวกรที่มีความเชี่ยวชาญ พร้อมให้ความช่วยเหลือเสมอหากเกิดปัญหา ติดขัดด้านการใช้งาน สามารถติดต่อได้ที่ info@loxleyorbit.com หรือโทร 02 249 7810